Comment Slack raccourcit les distances 

Ecrit par E-H

Sujet : eHumeur

Conseils pour l’utilisation de Slack pour les travailleurs distants et distribués.

En 2015, 24 % des Américains ont effectué une partie ou la totalité de leur travail à domicile, selon le Bureau U.S. of Labor Statistics. Ensuite, il y a les équipes réparties à différents endroits : comme les entreprises en pleine croissance ouvrent des bureaux dans le monde entier, vous pouvez travailler avec des gens à Lagos, New York, Shanghai ou dans votre propre ville.
Aujourd’hui, beaucoup de ces collègues éloignés travaillent ensemble au sein de Slack. Voilà quelques conseils d’utilisation de Slack pour vous aider à réduire la distance entre les collaborateurs.

Parlons de la confiance et de la visibilité
Après avoir parlé à des douzaines de personnes dans différentes industries sur la façon dont ils utilisent Slack lorsqu’il y a de grandes distances entre eux, le sujet de la confiance est apparu très tôt et régulièrement dans nos conversations. Travailler avec des collègues éloignés ou répartis à différents endroits exige de la confiance et une pensée créative des deux côtés.

Au cours du siècle précédent, les responsables pouvaient suivre le nombre d’heures de travail effectuées par leurs employés, assis à un bureau à côté d’eux. Aujourd’hui, même si ces mesures peuvent être des lignes de code écrites, le nombre de problème clients aidés ou le nombre de documents produits, il reste important de trouver des moyens de mesurer équitablement l’efficacité des employés, quel que soit l’endroit où ils se trouvent.

Pour cette raison, la visibilité est un aspect important que Slack peut fournir aux équipes qui sont réparties dans différents lieux. Une équipe Slack bien organisée et transparente avec des chaînes classés par thème et par projet facilite l’affichage des résultats de chacun, même pour ceux qui sont loin du siège social.

Les applications intégrées à Slack peuvent également aider à améliorer la visibilité avec vos employés à distance. Les outils de programmation comme Github ou JIRA permettent aux responsables de l’ingénierie de voir les résultats de leurs développeurs, où qu’ils se trouvent. Les applications de fichiers et de documents comme Google Drive ou Dropbox permettent aux équipes marketing de garder un œil sur le travail de chacun. Pour ceux qui travaillent dans le support client, des outils tels que Zendesk et Intercom peuvent faire des rapports sur les chaînes Slack pertinentes, permettant à chacun de voir à quel point l’équipe de leur centre d’assistance se débrouille bien dans le monde entier. Pour les équipes de toutes sortes, des réunions debout quotidiennes peuvent également donner à chaque membre d’une équipe une visibilité et se dérouler entièrement dans Slack.


La vidéo est une belle chose
Chaque travailleur qui travaille à distance à qui nous avons parlé s’est fortement appuyé sur la vidéoconférence pour maintenir des connexions face à face avec leur équipe. Il existe des tas d’options pour les applications vidéo prêtes à être intégrées dans Slack, y compris les fonctions audio, vidéo et de partage d’écran intégrées de Slack. Il existe également des applications disponibles à partir de services populaires comme Zoom, Hangouts, et Blue Jeans qui facilitent le démarrage d’une vidéoconférence à partir de Slack chaque fois que vous en avez besoin.

Aider votre équipe à se connecter
Réunir toutes les informations de votre entreprise et la progression des tâches effectuées au sein d’une seule et même application comme Slack est très utile pour les équipes qui ne sont pas toutes dans le même bureau ou dans le même fuseau horaire. Slack est réputé pour être un endroit où l’on peut à la fois partager les jalons d’un projet tout en ayant des conversations sur les refroidisseurs d’eau avec ses collègues de travail. Mais il y a aussi des caractéristiques spécifiques qui peuvent aider à garder tout le monde dans la boucle.

Les profils utilisateurs peuvent vraiment aider les employés à mieux se connaître et une fois qu’ils sont personnalisés pour votre équipe, vous pouvez partager les lieux, les langues parlées, le fuseau horaire actuel, ainsi que les sujets d’expertise et d’autres détails personnels pertinents. Toutes ces informations sont très utiles lorsque vous réaliser un projet incluant différentes fonctions de l’organisation. D’autant plus avec des personnes avec lesquelles vous n’avez pas d’interaction quotidienne, comme dans le cas des employés qui travaillent à distance, car ils sont alors capables de facilement trouver le meilleur moment pour programmer des réunions et avec qui, et même apprendre à prononcer correctement les noms avant le prochain événement de l’entreprise.

Pour les équipes qui sont travaillent à différents endroits du globe, les fuseaux horaires peuvent représenter à la fois un avantage et un défi. Dans Slack, vous pouvez indiquer quelles chaînes sont partagés entre des équipes localisées à différents endroits et définir des règles d’utilisation en prenant en compte que les conversations sont asynchrones – les réponses aux questions peuvent donc prendre plus de temps à apparaître lorsque les bureaux sont dans différents fuseaux horaires. L’indiquer clairement dans les champs de présentation de la chaîne est un excellent moyen de communiquer les règles d’usage de cette chaîne à vos équipes. La nouvelle fonctionnalité Highlights aident également les équipes réparties sur différents lieux à rester informé des activités des autres bureaux au fur et à mesure chaque matin.

Les équipes peuvent aussi vouloir mettre en place des objectifs/attentes autour de discussions hors-ligne que certains auraient pu manquer. Parfois vous pouvez voir une discussion résumée et affichée dans une chaîne d’équipe après que certains membres ont eu une illumination durant le déjeuner. Vous pourriez aussi voir émerger, dans les chaînes adéquates, des idées issues des conversations de couloir. Les deux exemples sont d’excellentes façons de créer une culture de transparence et de partage qui inclut tous les membres de l’équipe.

Il est important de ne pas oublier la puissance d’un message direct quand il y a de longues distances. A chaque fois que vous pourriez penser, « Je devrais passer par le bureau de mes collègues et leur poser des questions à ce sujet » si vous travaillez au même endroit, vous pouvez facilement envoyer un message direct avec votre question à la place. Pour les responsables et leurs subordonnés directs, un message direct fournit également une méthode rapide de communication privée sans la formalité ou la structure du courriel.

Autres avantages
L’optimisation de Slack pour les travailleurs proches et lointains aide certainement ceux qui travaillent dans des endroits différents, mais cela peut aussi profiter à tout le monde. L’utilisation de Slack signifie que les parents d’un enfant malade peuvent travailler à la maison. Si un responsable a besoin de temps pour récupérer après une fracture de la cheville, il peut aussi rester dans la boucle depuis chez lui. Si un membre de votre personnel a un handicap qui l’empêche de se trouver dans un bureau, Slack peut lui offrir un moyen de rester en contact avec son équipe.

Une culture d’ouverture, de transparence et de discussions publiques qui a lieu dans Slack va se traduire par une bonne culture d’équipe dans n’importe quelle entreprise, mais c’est aussi une clé pour que les travailleurs éloignés se sentent des membres de votre équipe à 100%.

Matt Haughey a travaillé loin des bureaux traditionnels pendant les 14 dernières années et ne pouvait pas l’imaginer autrement.

Source : slackhq.com/how-slack-shortens-distances

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